産業保健師は、健康管理部門と部署として独立している場合もありますが人事部詰め・総務部詰めなどと他部署に所属している場合があります
その場合、上司も兼務して業務をしているため多忙でなかなかつかまらない事が多く、コミュニケーションを図れず上手く情報共有ができなかったり、久しぶりにコミュニケーションを図れたと思ったら伝えることが多すぎて話の２割ぐらいしか覚えてもらえなかったりして、業務が滞ってしまったという経験がある方もおられると思います
私は健康管理部門として独立した部署と他部署に所属していた２パターンを経験させていただきましたが、やはり健康管理部門として独立した部署に上司がいたほうが業務は進めやすかったです
そのため、他部署に所属して業務をさせてもらっている時は下記の内容に注意して上司とやり取りをしていました
その内容は
- フィードバックをこまめに実施する
- 話は端的に分かりやすくまとめて話す
- 感情論になってしまわないように注意する
この３点を意識して上司とやり取りをすることで、業務をスムーズに行うことが可能になりました
具体的にどのようなことに気をつけて実施してきたのかについて書いていきたいと思います
フィードバックをこまめに実施する
これは、他部署と兼務で業務をしているからと限らずどのような場面でもフィードバックはこまめに実施しておくことが大切だと思います
業務を一通り把握して実施することができる場合なら適宜フィードバックで構わないかもしれませんが入社したばかりで業務内容がいまいち分かっていない、自分の業務の進め方に不安があるという場合は相手が多忙だろうが「すみません！〇〇の業務で質問があります」ときちんと伝える、もしくはメールで伝えメールを送ったことをきちんと報告することが大切だと思います
私自身、現在まで後輩指導やリーダ役として業務の指示をさせて頂いていますが、フィードバックをきちんとされず、自己判断で業務を行われ結果、従業員に迷惑をかけてしまったということがありますが、このような結果が１番困ります
「忙しそうだから…」「よく分からないけど、こんな感じで業務をすればいいんでしょう？自分はできる！」と適当に業務を行わず１つ１つ丁寧に業務を行う、進捗状況をきちんと説明することが上司とのやり取りでは重要だと思います
話は端的に分かりやすくまとめて話す
人に説明するときに、要点を手短にまとめて話さなければ「何かよく話してくれるけど、結局何が伝えたかったんだろう？」「分かりました（後から自分で確認しよう）」と思われて話しをまともに聞いてもらえません
そのため、端的に分かりやすく話す必要があります
私は結論→理由→今後の方針と３段階で話すように心がけていました
その方が、上司の方もしっかり話を聞いてくれるように思えました
文章をまとめて相手に分かりやすく説明するのが苦手な方も多いと思います
私もとても苦手なので、苦手な方は予め文章にまとめて文章を見ながら説明するようにしていけばいいと思います
産業保健師の業務は講師役や保健指導など人に説明する機会がとても多いです
私は、普段の上司とのやり取りから端的に分かりやすく説明することを意識して実施していくようにしています
感情論になってしまわないように注意する
上司の中には、わざとじゃないけど心無い言葉を言う人もいます
その時に、ついカッとなってしまい本来伝えたかったことがあまり上手く伝えれなかったというパターンになってしまうこともあります
私自身、産業保健師や産業医が従業員のことを色々考えて実施しようとした案について上司に相談した時、上司から「その業務ってそんなに忙しいの？っていうか重要なの？」と言われてしまい言葉に詰まってしまい、これ以上話す必要があるのか？と思ってしまったこともあります
しかし、そこで感情を抑えて伝えなければいけないことを優先して話すことが大切です
感情に任せて話を進めても、今後あまりいい結果にはならないと思います
さいごに
産業保健師の業務に限らず、どのような職種でもコミュニケーションや情報共有は必要不可欠です
コミュニケーションが上手くいかないのであれば、上手くいくようにはどのようにして行けばいいだろう？と考え様々な方法を実践していくことが大切だと思います
まだまだ産業保健師として経験不足や知識不足を痛感する日々ですが、成長するためにはどうしたらいいのだろう？と考え行動していきたいと思います
