産業保健師は、基本的にデスクワークで健康診断結果処理や定期健康診断準備など事務作業も多い職種だと思います
産業保健師の中には保健指導や健康教育にあまり時間を割くことができず、業務の6割以上が事務作業という方も少なくないと思います
そのため、産業保健師の業務である保健指導や健康教育、メンタル教育を主に行うと思っていた方たちからしたら、業務内容がつまらないと感じてしまう方もおられると思います
確かに事務作業ばかりが続いてしまうと、仕事内容にやりがいを感じることができない気持ちはよく分かります
しかし、事務作業=雑務と考えてしまうから苦痛に感じてしまうのかな？と最近思います
たかが、事務作業と思う仕事内容も考え方1つで自分の知識のプラスになったり健康教育に繋げたり、本当に不要な作業に気づき対応するために解決策を考えたりすることもできます
私は事務作業を行うとき、下記の3点に気をつけて実施していくように気をつけています
- 事務作業を通して他職種との連携を図る
- 事務作業だからと流れ作業で業務を行なわない
- ダラダラ作業をするのではなく時間を決める
この3点を意識することで、事務作業でも頑張ろうと思えます
具体的にどのようなことを実施しているかについて書いていきたいと思います
事務作業を通して他職種との連携を図る
以前勤めていた企業では定期健康診断の準備や定期健康診断票やストレスチェックの結果表を各部署に分けて配布なども担当していた時は、ものすごく時間を取られました
健康診断の準備では、予算からしていていたので3ヶ月以上は時間を割いていました
当時は「これも保健師がしなければながらない仕事なの？」と思っていましたが、担当させて頂いたことで普段あまり関わりがなかった部署の方たちとも顔見知りになり話す機会を増やすことができました
顔見知りになることで、困った業務内容についても気軽に相談することや頼ることもでき業務を円滑に行うことができる場面もありました
事務作業だからと流れ作業で業務を行なわない
ただ、何も考えずに無心で作業するような業務もありますが健康診断結果処理などを流れ作業の様に済ませていては少しもったいないなと個人的に思います
書類整理などをする際は、1度書類を過去の書類にも目を通して経年変化や自分の業務のやり方を見直すことで、過去には気づけなかったことに気づく場面もありました
例えば、無駄な作業が多かったことや書類のまとめ方が見にくいところがあったなど些細なことですが、見直していくことで業務を少しでも楽に行うことができます
去年と同じ様に流れ作業の様に事務作業を行うことも一概に悪いとは言えませんが、業務改善のために見直すことも大切だと思います
ダラダラ作業をするのではなく時間を決める
これは、どのような業務にも言えることだと思いますが、ただ何となく事務作業が終わるまでとゴールを決めずに何週間も何時間も作業をしてしまうと、メリハリが無くなり、仕事も雑になり小さなミスもおこります
雑な仕事程、無駄な時間はないと思います
そのためにも、事務作業の期間を決めて実施していくように気をつけています
事務作業だからと適当にせずに、丁寧な仕事を実施していくように気をつけることが大切だと思います
事務作業が多くて本来の業務が手薄に
産業保健師として働いていると、長時間労働者面談、保健指導や海外赴任者フォロー、健康診断事前準備や事後措置、メンタル不調者のフォロー、健康教育などの業務を行いますが、これらの業務を行う上で必ずデータ処理やアナログな事務作業を行うことが多いです
ましてや、産業保健師として本来であれば不要な作業では？と思うことも任されている方も少なくないと思います
産業保健師と働いている方の中には「産業保健師としての業務は、あまり出来ておらず事務作業ばかりしているよ……」「本当はもっと保健指導などに力を入れていきたいと思うけど、マンパワーが足りず……」という方もおられると思います
このような状況に陥らないためにも、上司や人事部や総務部などに相談し、産業保健師の役割について1度話し合いをしたという産業保健師も少なくないと思います
話し合いの結果、業務負荷が軽減し産業保健師としての業務に力を入れることができたとホッと一安心し、今まで時間をかけれなかった業務に集中することができると思います
そして、会社にとって何かしらメリットのある結果や課題、新規業務などを出していく必要があると思います
今までと同じような業務内容を実施していたら、相談を受けた上司や他部署からしたら「業務を軽減したのに、結果が出てない……ただ楽をしたかっただけでは？」と勘違いされてしまいます
- このような結果にならないためにも、私は上司や他部署に相談した際は下記のことを必ず意識しています
- データ処理能力は、ある程度は身につけておく
- 相談する前に実施していきたい業務の土台作りはしておく
- 進捗状況を報告する
この3点は意識していました
データ処理能力は、ある程度は身につけておく
ものすごくExcelを使いこなせるようになるのは、難しいです
しかし、産業保健師の業務はデータを扱いそのデータから健康課題を見つけることが多いです
そのため、ある程度データ処理のスキルが求められます
もしかしたら、Excelなどを使いこなすことで事務作業を軽減できる可能性もあります
事務作業が……と嘆く前にまずは、自分のデータ処理のスキルを上げておくことは意識して取り組んでいます
相談する前に実施していきたい業務の土台作りはしておく
業務について相談するのは、何かしらの理由があるからだと私は思います
ただ、産業保健師の本来の業務ではないと伝えるのも悪くはないかもしれません
しかし、上司や他部署からしたら「そんなこと、当たり前。本来自分たちの業務でもないこともやってるよ……」と思われてしまいます
そのため、なぜ業務を軽減したいのか具体的にどのようなことを実施したいのかについて説明することが大切だと思います
事前にデータをまとめたものを用いて説明したり、今の産業保健師の業務の現状を説明したり、空いた時間で何ができるかについて説明することを意識しています
進捗状況を報告する
業務を軽減してもらい、本来力を入れたかった業務がどのくらい進んだが、随時報告するようにしていました
これは、何をしているか分からないと思われてしまうのを避けるために行っていました
上司や先輩に進捗状況を報告することは、当たり前のことと思われると思いますが、自分がリーダー役を任せられるようになり、以外に出来ていない人はいるなぁと感じることがあります
当たり前と思うことでも「自分は出来ているかな？」と振り返ることは大切だと思います
さいごに
事務作業は雑務という認識になりがちだと思いますが、それだけではないと思います
自分の考え方や行動次第で状況は変わると思います
事務作業をどのようにすれば活かせるかを考えていくことが重要だと思います
そのためにも、普段から業務の意味を考えて仕事をすることが大切だと思います
たかが事務作業、されど事務作業という認識で日々の業務をすることで、今まで気づけなかったことに気づくこともできると思います
求めてばかりで結果が伴わければ、ただのわがままと思われてしまうのは、仕方ないのかなぁと思います
しかし、産業保健師の業務は直ぐに結果が伴う業務ではなく他部署の理解を得るのは難しい部分があります
そのためにも、日頃から産業保健師の役割について知ってもらうために他部署とコミユニケーションを図り、従業員の心身の健康保持増進をサポートできるような行動していくことが大切だと思います
